PLANLAMA VE HEDEF BELİRLEME
Bir proje başlamadan önce en önemli aşama planlamadır çünkü planlama yapılmadan atılan adımlar hem zaman kaybına yol açar hem de sonuca ulaşıldığında beklenen verimin alınmasını engeller planlama sürecinde hedefin net olarak tanımlanması gerekir yani proje sonunda ulaşılmak istenen nokta baştan belirlenirse hangi yolların izleneceği daha kolay şekillenir proje hedefleri belirlenirken ölçülebilir gerçekçi ve zamana bağlı olmasına dikkat etmek gerekir;
-Yazılım geliştirme projesinde hedef iki ay içinde beta sürümü yayınlamak
-Mühendislik projesinde hedef üç ay içinde prototip üretmek
-Eğitim projesinde hedef bir dönem boyunca öğrencilerin başarı oranını yüzde yirmi artırmak
KAYNAK YÖNETİMİ
Bir projenin ilerleyebilmesi için gerekli kaynakların doğru yönetilmesi şarttır kaynak denildiğinde yalnızca para anlaşılmamalıdır zaman insan gücü bilgi ve teknoloji de kaynak olarak kabul edilir kaynakların doğru planlanmaması durumunda proje yarıda kalabilir veya çok uzun sürelere yayılabilir bu yüzden proje başlamadan önce kaynak listesi çıkarılmalı ve hangi kaynağın hangi aşamada kullanılacağı net şekilde belirtilmelidir;
-Yazılım projesinde iki geliştirici bir tasarımcı ve bir test uzmanı ayırmak
-İnşaat projesinde kullanılacak malzemeleri baştan listeleyip tedarikçileri belirlemek
-Akademik projede gerekli kitap makale ve veri setlerini başlangıçta toplamak
ZAMAN YÖNETİMİ
Projelerde zaman faktörü her şeyden önemlidir çünkü çoğu proje belirli bir takvime bağlıdır ve hedefin zamanında gerçekleşmemesi durumunda başarısız sayılabilir bu nedenle zaman yönetimi yapılırken proje küçük parçalara ayrılmalı her parça için bitiş tarihi konulmalı ve bu tarihlerin takibi yapılmalıdır aynı zamanda beklenmedik gecikmelere karşı da ek süreler ayrılmalıdır;
-Yazılım projesinde kullanıcı arayüzü için iki hafta kodlama süresi belirlemek
-Mühendislik projesinde tasarım aşamasına üç hafta test aşamasına iki hafta vermek
-İçerik üretim projesinde her hafta iki yeni makale hazırlamak
RİSK ANALİZİ VE ÖNLEMLER
Her proje belli riskler taşır bu riskler finansal teknik veya insan faktörlü olabilir risklerin önceden analiz edilmesi ve olası durumlar için çözümler üretilmesi projenin başarıya ulaşmasında çok kritik rol oynar risk analizi yapılmadan başlanan projeler küçük bir sorun karşısında tamamen çökebilir o yüzden proje başlangıcında olası sorunların bir listesi çıkarılmalı ve her sorun için bir yedek plan hazırlanmalıdır;
-Yazılım projesinde sunucu çökmesine karşı yedekleme sistemi kurmak
-Mühendislik projesinde tedarikçi gecikmesine karşı alternatif firmalar belirlemek
-Eğitim projesinde öğrencilerin ilgisizliği ihtimaline karşı farklı yöntemler planlamak
İLETİŞİM VE RAPORLAMA
Proje ne kadar iyi planlanmış olursa olsun ekip içindeki iletişim kopuk olursa başarıya ulaşması zordur ekip üyeleri düzenli aralıklarla rapor sunmalı gelişmeleri paylaşmalı ve sorunları anında dile getirmelidir ayrıca proje yöneticisi iletişim kanallarını açık tutmalı böylece tüm ekip aynı hedefe odaklanabilir;
-Haftalık toplantılar düzenleyip herkesin ilerleme raporunu sunması
-Yazılım ekibinde slack veya discord gibi platformlarla günlük iletişim sağlamak
-Mühendislik projelerinde proje günlüğü tutarak her aşamayı kayıt altına almak
